Jednym ze specyficznych i nietypowych dokumentów księgowych jest tzw. faktura korygująca. Okazuje się niezbędna w konkretnych sytuacjach, takich jak choćby zmniejszenie albo zwiększenie podstawy opodatkowania, dokonanie zwrotu towarów, a także udzielenie rabatu w określonej wysokości. Jej podstawową funkcją jest wniesienie do faktury pierwotnej poprawek skutkujących doprowadzeniem jej do stanu w pełni odpowiadającego rzeczywistości. Jakie są kluczowe zasady wystawiania omawianego dokumentu?
Za wystawieniem faktury korygującej przemawia zarówno obniżka ceny jakiegoś towaru, jak i jego zwrot przez klienta czy stwierdzenie pomyłki w cenie lub kwocie podatku. Dokument powinien koniecznie posiadać datę wystawienia i numer identyfikacyjny, a także zawierać szereg ważnych informacji, do których zaliczamy: imię oraz nazwisko podatnika (ewentualnie nabywcy danego przedmiotu lub usługi), numer na potrzeby podatku zwykłego lub takiego o wartości dodanej, dokładną datę zakończenia dostawy towarów albo wykonania konkretnej usługi, szczegółową przyczynę korekty, a niekiedy też wskazanie adresu, do jakiego odnosi się bezpośrednio udzielany rabat bądź upust.
Bardzo ważną zasadą jest dokonanie potwierdzenia odbioru faktury w sytuacji, gdy niweluje ona podstawę opodatkowania. Może ono polegać na przesłaniu stosownej informacji drogą mailową, faxem albo w formie klasycznego listu. Dodajmy, że faktury korygujące wymagają zawsze odzwierciedlenia w deklaracji VAT za konkretny okres rozliczeniowy, czyli miesiąc, ewentualnie kwartał.
