Ustawa o VAT definiuje fakturę jako dokument papierowy lub elektroniczny, który zawiera dane wymienione w ustawie. Faktura elektroniczna różni się od papierowej tym, że wystawiona i wydana jest w sposób elektroniczny. Jednakże od definicji samej faktury istotniejszą kwestią jest ta, kto został uprawniony do wydania takiej faktury. Urząd skarbowy może nanieść wyższe zobowiązania na przedsiębiorstwo, które uprawniło do wydania faktury nieodpowiednią jednostkę.
Według ustawy o VAT osobami uprawnionymi do wystawiania faktur są podatnicy VAT, czyli przedsiębiorcy, którzy zarejestrowali swoją działalność i wykonują ją samodzielnie. Wystawiać faktury mogą także osoby zwolnione z VAT oraz zarejestrowane jako czynni podatnicy VAT.
Faktury mogą wystawiać tzw. jednostki organizacyjne, które z brzmienia innych przepisów nie prowadzą działalności gospodarczej, ale dokonują sprzedaży lub świadczą określone usługi. Fakturę może wystawić także osoba, która została upoważniona przez podatnika do jej wystawienia. Ustawa traktuje o osobie przedstawiciela podatkowego.
Ponadto, fakturę może wystawić także sam nabywca towaru lub usługi, jednakże ustawa wspomina o ściśle określonych przesłankach, które muszą nastąpić, aby można to wcielić w życie. Ciekawym jest także to, że fakturę mogą wystawić organy egzekucyjne, a także komornik sądowy.
Obecnie odchodzi się od papierowej formy prowadzenia rachunkowości. Zamiast tego, zastępuje ją rachunkowość online, z którą wiążą się nie tylko programy do jej prowadzenia, ale także fakt, że możemy to robić w dowolnym momencie, a konkretne poprawki nie muszą czekać, aż pojawimy się w biurze. Wystawianie faktur online można koordynować z każdego miejsca, wystarczy mieć tylko do tego odpowiedni sprzęt oraz program.
